Zo creëer je een goede balans tussen gepland en ongepland werk

Het vinden van balans tussen gepland en ongepland werk is niet altijd even makkelijk. Je kent het vast wel: alles gaat volgens planning en dan dient zich onverwachts een spoedklus aan… Daar gaat je to-dolijst, of toch niet? In deze blog geef ik je tips om overzicht te bewaren.

Ongepland werk is in veel beroepen onvermijdelijk. Voor veel mensen is het een uitdaging om balans te vinden tussen gepland en ongepland werk. Soms zijn er van die taken die niet op zich kunnen laten wachten. Het moet vandaag af en dat terwijl je net goed op weg was met het wegwerken van je to-dolijst.

Reflecteer

Als er geen balans meer is, doe je er goed aan om te blijven reflecteren en dat kan weleens lastig zijn door de werkdruk. Overzicht is echter van essentieel belang. Vraag jezelf dus het volgende af: Kan een ongeplande taak echt niet wachten? Moet jij deze taak doen of kan het ook door iemand anders gedaan worden die wellicht meer ruimte heeft? Zo nee, hoe beïnvloedt deze taak dan de al geplande taken? Plan de nieuwe taken dus ook echt in jouw agenda. Kijk welke andere taken eventueel naar een ander moment kunnen. Door niet te strak op de deadline te plannen creëer je meer ruimte om te kunnen schuiven bij onvoorziene taken.

Creëer balans

Balans creëren klinkt makkelijker dan het is, maar onthoud dat voorkomen altijd beter is dan genezen. Cliché? Misschien wel, maar daardoor niet minder waar. Probeer je agenda zo in te plannen dat er altijd ruimte is voor speling. Afhankelijk van je werk kun je bijvoorbeeld blokken van een half uur tot een uur vrij laten op verschillende dagen. Zijn er geen spoedklussen? Mooi, want dan kun je andere taken doen of ook even tijd nemen om op te laden door een pauze te nemen.

Balans creëren doe je ook door duidelijke grenzen aan te geven. En dat betekent dat je soms nee moet zeggen tegen collega’s en of klanten. Wees niet bang om assertief te zijn, een ander begrijpt ook wel dat je niet alles zomaar uit je handen kan laten vallen.

Nadelen ongepland werk

Een nadeel van ongepland werk is dat je door te schakelen tussen verschillende werkzaamheden tijd en concentratie verliest. Ook als er meer taken bijkomen dan eraf gaan, dan kan dit zonder een goed overzicht ertoe leiden dat je regelmatig te lang doorgaat. Dit alles gaat ten koste van jouw energie en de kwaliteit van jouw werk.

Ideaal is dus anders, maar soms zijn er gewoon van die periodes of momenten dat het gewoon niet anders kan. Het is ook niet erg als dit weleens gebeurt, maar het moet niet de norm worden. Werkdruk kan al gauw leiden tot stress. Het is daarom van belang om een goede balans te vinden tussen gepland en ongepland werk. Als je in loondienst werkt en nooit aan je vaste taken toekomt, doe je er goed aan om dit te bespreken met een leidinggevende. Werk je voor jezelf? Dan wordt het tijd om je taken en planning grondig te bestuderen.

Vind je het lastig om balans te vinden? Ik help je graag bij het maken en werken met een planning op basis van jouw taken waarmee jij uit de voeten kan.

Header foto: Unsplash